Términos de Uso
Versión 1.0
Última actualización: Agosto 2026
INTRODUCCIÓN
Bienvenido a Workhive.
Los presentes Términos de Uso ("Términos") regulan el acceso y uso de la plataforma tecnológica Workhive, incluyendo su versión web, aplicaciones móviles, módulos, funcionalidades, interfaces, APIs e integraciones relacionadas (la "Plataforma").
La Plataforma es propiedad de EmQu LLC, una sociedad de responsabilidad limitada constituida conforme a las leyes del Estado de Delaware, Estados Unidos de América ("EmQu", "nosotros" o "nuestro").
Al crear una cuenta, acceder o utilizar la Plataforma, usted acepta quedar legalmente obligado por estos Términos, así como por la Política de Privacidad de Workhive.
Si acepta estos Términos en representación de una empresa u organización, declara y garantiza que cuenta con la autoridad suficiente para obligarla jurídicamente. En ese caso, toda referencia al Cliente comprenderá a dicha organización, quien será responsable del uso de la Plataforma por parte de sus Usuarios autorizados.
Si no está de acuerdo con estos Términos, no deberá acceder ni utilizar la Plataforma.
1. ACEPTACIÓN DE LOS TÉRMINOS
1.1 Naturaleza del Acuerdo
Estos Términos constituyen un acuerdo legalmente vinculante entre EmQu y el Cliente respecto del acceso y uso de la Plataforma.
La aceptación de estos Términos mediante medios electrónicos tendrá la misma validez y efectos jurídicos que una firma autógrafa, en la máxima medida permitida por la legislación aplicable.
1.2 Aceptación Electrónica
Se considerará que el Cliente ha aceptado estos Términos cuando haga clic en el botón "Acepto", marque la casilla de aceptación correspondiente o utilice cualquier mecanismo electrónico equivalente durante el registro o contratación de la Plataforma.
EmQu podrá conservar evidencia electrónica de la aceptación, incluyendo la fecha, hora, Usuario, versión de los Términos aceptada y demás información técnica razonablemente disponible.
1.3 Usuarios Autorizados
El Cliente podrá autorizar a otras personas para utilizar la Plataforma bajo su cuenta.
El Cliente será responsable de asegurarse de que dichos Usuarios conozcan y cumplan estos Términos, siendo responsable por las acciones u omisiones realizadas desde su organización, salvo que la legislación aplicable disponga expresamente lo contrario.
2. DEFINICIONES
Para efectos de estos Términos, las palabras escritas con mayúscula inicial tendrán el significado que se indica a continuación:
- Administrador: Usuario designado por el Cliente con facultades para configurar la Plataforma, administrar Usuarios, asignar permisos y acceder a funciones administrativas.
- Cliente: Persona física o moral que contrata una suscripción para utilizar la Plataforma.
- Cuenta: Registro creado en la Plataforma que permite el acceso a los Servicios mediante credenciales de autenticación.
- Datos del Cliente: Toda la información, registros, documentos, imágenes, videos, evidencias, formularios, reportes, archivos, configuraciones y demás contenido cargado, generado o almacenado por el Cliente o sus Usuarios dentro de la Plataforma.
- Evidencia: Cualquier fotografía, video, documento, formulario, firma electrónica, registro, incidencia, checklist o archivo generado o almacenado mediante la Plataforma como parte de una operación.
- Geocerca (Geofence): Perímetro geográfico definido por el Cliente para habilitar o restringir determinadas funcionalidades de la Plataforma con base en la ubicación del dispositivo del Usuario.
- Información Biométrica: Datos utilizados para la identificación o verificación de una persona mediante características físicas o biológicas, incluyendo, cuando la funcionalidad esté habilitada, el reconocimiento facial.
- Plataforma: El software denominado Workhive, incluyendo sus aplicaciones móviles, versión web, módulos, funcionalidades, APIs, interfaces, actualizaciones y servicios asociados.
- Servicios: Las funcionalidades ofrecidas por Workhive conforme al plan de suscripción contratado por el Cliente.
- Usuario: Persona autorizada por el Cliente para acceder y utilizar la Plataforma.
- Plan: Modalidad de suscripción seleccionada por el Cliente, con las funcionalidades, capacidades y límites correspondientes.
- Suscripción: Derecho temporal de acceso y uso de la Plataforma conforme al Plan contratado y a estos Términos.
3. ELEGIBILIDAD, REGISTRO Y ADMINISTRACIÓN DE LA CUENTA
3.1 Elegibilidad
Para utilizar la Plataforma, el Cliente declara que: a) cuenta con capacidad legal para celebrar contratos; b) utilizará la Plataforma exclusivamente para fines lícitos; c) toda la información proporcionada durante el registro es verdadera, completa y actualizada.
3.2 Registro de la Cuenta
El Cliente deberá proporcionar la información solicitada durante el proceso de registro y mantenerla actualizada mientras utilice la Plataforma.
EmQu podrá rechazar o suspender registros que contengan información falsa, incompleta, fraudulenta o que puedan afectar la seguridad o el funcionamiento de la Plataforma.
3.3 Seguridad de las Credenciales
El Cliente es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso y de implementar medidas razonables para evitar accesos no autorizados.
El Cliente deberá notificar a EmQu sin demora indebida cualquier uso no autorizado de su Cuenta o cualquier incidente de seguridad del que tenga conocimiento.
3.4 Administración de Usuarios
El Cliente será el único responsable de: crear, modificar y eliminar Usuarios; asignar roles y permisos; controlar el acceso a la Plataforma; verificar que únicamente personas autorizadas utilicen la Cuenta.
EmQu no será responsable por accesos realizados mediante credenciales válidas asignadas por el propio Cliente.
4. SUSCRIPCIONES, FACTURACIÓN Y PAGOS
4.1 Planes de Suscripción
Workhive ofrece distintos planes de suscripción con funcionalidades, capacidades y límites específicos.
Las características de cada plan, incluyendo funcionalidades disponibles, capacidad de almacenamiento, número de Usuarios, módulos incluidos y demás especificaciones técnicas o comerciales, serán las publicadas por EmQu en la Plataforma o durante el proceso de contratación.
4.2 Contratación y Vigencia
La suscripción a Workhive entrará en vigor una vez que EmQu confirme el registro del Cliente y, cuando corresponda, reciba el pago inicial correspondiente.
La suscripción tiene una vigencia mensual y se renovará automáticamente por períodos mensuales sucesivos, salvo que el Cliente la cancele antes del inicio del siguiente período de facturación.
4.3 Pago
El Cliente se obliga a pagar puntualmente todas las cantidades correspondientes al plan contratado.
Los pagos deberán realizarse mediante los métodos habilitados por EmQu dentro de la Plataforma.
4.4 Impuestos
Salvo que se indique expresamente lo contrario, todos los precios publicados por EmQu son exclusivos de impuestos, derechos o contribuciones aplicables.
4.5 Falta de Pago
Si el Cliente incumple con el pago de cualquier cantidad exigible, EmQu podrá, previa notificación cuando resulte razonablemente posible: suspender parcial o totalmente el acceso a la Plataforma; restringir determinadas funcionalidades; impedir el almacenamiento de nueva información; cancelar la renovación automática de la suscripción; o terminar la relación contractual conforme a estos Términos.
4.6 Cambios de Plan
El Cliente podrá solicitar el cambio a un plan superior o inferior cuando dicha opción se encuentre disponible dentro de la Plataforma.
4.7 Cancelación y Reembolsos
El Cliente podrá cancelar su suscripción en cualquier momento a través de la Plataforma o mediante los mecanismos habilitados por EmQu.
Salvo que la legislación aplicable disponga expresamente lo contrario, los pagos efectuados no serán reembolsables.
4.8 Modificaciones de Precios
EmQu podrá modificar los precios de sus planes de suscripción para futuros períodos de renovación.
Cuando la modificación afecte una suscripción vigente, EmQu notificará al Cliente con una anticipación razonable antes de la entrada en vigor del nuevo precio.
5. LICENCIA DE USO
5.1 Otorgamiento de la Licencia
Sujeto al cumplimiento de estos Términos y al pago de las cantidades aplicables, EmQu concede al Cliente una licencia limitada, revocable, no exclusiva, intransferible y no sublicenciable para acceder y utilizar la Plataforma durante la vigencia de la suscripción contratada.
5.2 Alcance de la Licencia
La licencia otorgada conforme a estos Términos no implica la venta, cesión o transmisión de derecho alguno sobre la Plataforma o cualquiera de sus componentes.
5.3 Restricciones de la Licencia
Salvo autorización previa y por escrito de EmQu o cuando la legislación aplicable lo permita expresamente, el Cliente no podrá:
- copiar, modificar, adaptar o crear obras derivadas de la Plataforma;
- descompilar, desensamblar, realizar ingeniería inversa o intentar obtener el código fuente de la Plataforma;
- vender, arrendar, sublicenciar, distribuir, ceder o explotar comercialmente la Plataforma;
- eliminar, ocultar o modificar avisos de propiedad intelectual o derechos de autor contenidos en la Plataforma;
- utilizar la Plataforma para desarrollar, entrenar, ofrecer o comercializar productos o servicios que compitan con Workhive;
- permitir el acceso a personas no autorizadas o compartir credenciales en contravención del plan contratado.
5.4 Reserva de Derechos
Todos los derechos que no sean expresamente otorgados al Cliente mediante estos Términos permanecerán reservados a favor de EmQu.
6. USO DE LA PLATAFORMA Y RESPONSABILIDADES DEL CLIENTE
6.1 Uso Permitido
El Cliente podrá utilizar la Plataforma exclusivamente para fines internos relacionados con la administración, supervisión, coordinación y gestión de sus operaciones, conforme al plan de suscripción contratado y de acuerdo con estos Términos.
6.2 Usos Prohibidos
El Cliente y sus Usuarios se abstendrán de:
- utilizar la Plataforma para actividades ilícitas, fraudulentas o contrarias a la legislación aplicable;
- intentar acceder sin autorización a la Plataforma, servidores, bases de datos o cualquier sistema relacionado;
- interferir con el funcionamiento, disponibilidad o seguridad de la Plataforma;
- introducir virus, malware, ransomware, código malicioso o cualquier otro elemento destinado a afectar la Plataforma o los sistemas de terceros;
- utilizar herramientas automatizadas, robots, scrapers o mecanismos similares para extraer información de la Plataforma sin autorización previa y por escrito de EmQu;
- compartir credenciales de acceso o permitir el uso de la Plataforma por personas no autorizadas;
- utilizar la Plataforma de manera que afecte la experiencia de otros clientes o el correcto funcionamiento del Servicio.
6.3 Responsabilidades del Cliente
El Cliente será responsable de: la información registrada o cargada por sus Usuarios; administrar adecuadamente los permisos y accesos a la Plataforma; mantener la confidencialidad de sus credenciales; utilizar la Plataforma conforme a la legislación laboral, de privacidad, protección de datos y cualquier otra normativa que resulte aplicable; obtener las autorizaciones, avisos y consentimientos necesarios para el tratamiento de datos personales, información biométrica, fotografías, geolocalización u otra información que decida recopilar mediante la Plataforma.
7. DATOS DEL CLIENTE, EVIDENCIAS, ALMACENAMIENTO Y RETENCIÓN
7.1 Propiedad de los Datos
Todos los Datos del Cliente y las Evidencias registradas, cargadas o generadas mediante la Plataforma seguirán siendo propiedad del Cliente o de sus respectivos titulares.
Estos Términos no transfieren a EmQu derecho de propiedad alguno sobre los Datos del Cliente.
7.2 Evidencias y Contenido
La Plataforma permite almacenar información relacionada con la operación del Cliente, incluyendo: fotografías, videos, documentos, formularios, checklists, firmas electrónicas, incidencias, registros de asistencia, rondines, reportes y cualquier otra Evidencia generada mediante la Plataforma.
7.3 Responsabilidad sobre el Contenido
El Cliente declara y garantiza que cuenta con los derechos, permisos, autorizaciones y bases legales necesarias para almacenar y procesar la información registrada en la Plataforma.
7.4 Almacenamiento
Cada Plan incluirá la capacidad de almacenamiento, límites de archivos y demás restricciones técnicas informadas en la página de Planes y Precios.
7.5 Retención y Eliminación de Información
Los Datos del Cliente permanecerán disponibles mientras la suscripción se encuentre activa.
Una vez cancelada o terminada la suscripción, los Datos del Cliente permanecerán disponibles durante un período de treinta (30) días naturales, con el fin de que el Cliente pueda descargar o exportar la información disponible mediante las funcionalidades habilitadas por la Plataforma.
7.6 Descarga de Información
Durante la vigencia de la suscripción y durante el período de treinta (30) días naturales posterior a su cancelación o terminación, el Cliente podrá descargar o exportar la información disponible mediante las funcionalidades habilitadas por la Plataforma.
7.7 Seguridad de la Información
EmQu implementará medidas administrativas, técnicas y organizativas comercialmente razonables para proteger los Datos del Cliente contra el acceso, uso, alteración o divulgación no autorizados.
8. GEOLOCALIZACIÓN, GEOCERCAS, RECONOCIMIENTO FACIAL
8.1 Funcionalidades Basadas en Ubicación
La Plataforma podrá utilizar información de geolocalización del dispositivo del Usuario para habilitar determinadas funcionalidades, incluyendo: registro de asistencia, validación de check-in y check-out, geocercas (Geofences), rondines, evidencias georreferenciadas y seguimiento de actividades operativas.
8.2 Geocercas
La creación, configuración y administración de geocercas será responsabilidad exclusiva del Cliente.
EmQu no garantiza que la ubicación reportada por el dispositivo del Usuario coincida de manera exacta con su ubicación física.
8.3 Reconocimiento Facial y Funcionalidades Biométricas
Cuando el Cliente habilite funcionalidades de reconocimiento facial u otros mecanismos biométricos disponibles en la Plataforma, será el único responsable de: determinar si dichas funcionalidades pueden utilizarse conforme a la legislación aplicable; obtener los consentimientos, autorizaciones o avisos que resulten legalmente necesarios; informar a sus Usuarios sobre el tratamiento de sus datos biométricos.
8.4 Permisos del Dispositivo
Algunas funcionalidades de la Plataforma podrán requerir acceso a determinadas capacidades del dispositivo del Usuario, tales como: ubicación, cámara, micrófono, almacenamiento, notificaciones o conexión a Internet.
8.5 Exactitud de la Información
EmQu no garantiza que toda la información registrada por la Plataforma sea completa, continua, exacta o libre de errores en todo momento.
9. PROPIEDAD INTELECTUAL
9.1 Titularidad
La Plataforma, incluyendo su software, código objeto, código fuente, algoritmos, bases de datos, interfaces, diseños, arquitectura, documentación, contenido, marcas, nombres comerciales, logotipos, gráficos, funcionalidades, módulos, mejoras, desarrollos y cualquier otro elemento relacionado con Workhive, son propiedad exclusiva de EmQu o de sus licenciantes.
9.2 Retroalimentación (Feedback)
El Cliente podrá proporcionar a EmQu sugerencias, comentarios, recomendaciones o propuestas de mejora relacionadas con la Plataforma.
Salvo pacto expreso por escrito en contrario, el Cliente reconoce que EmQu podrá utilizar libremente dicha retroalimentación para desarrollar, mejorar o modificar la Plataforma.
9.3 Marcas
El Cliente no podrá utilizar el nombre Workhive, EmQu, sus logotipos, marcas, nombres comerciales o cualquier otro signo distintivo sin autorización previa y por escrito de EmQu.
10. DISPONIBILIDAD, MANTENIMIENTO Y SOPORTE
10.1 Disponibilidad del Servicio
EmQu realizará esfuerzos comercialmente razonables para mantener la Plataforma disponible y operando de manera continua.
No obstante, el Cliente reconoce que la Plataforma podrá experimentar interrupciones temporales derivadas de: mantenimiento programado, actualizaciones, mejoras del servicio, fallas técnicas, incidentes de seguridad, causas de fuerza mayor o eventos fuera del control razonable de EmQu.
10.2 Mantenimiento
EmQu podrá realizar tareas de mantenimiento preventivo, correctivo o evolutivo que impliquen la suspensión temporal de determinadas funcionalidades de la Plataforma.
10.3 Servicios de Terceros
La Plataforma podrá depender o integrarse con servicios proporcionados por terceros, incluyendo servicios de infraestructura en la nube, mapas, notificaciones, autenticación, procesamiento de pagos, almacenamiento u otros servicios tecnológicos.
10.4 Soporte Técnico
EmQu podrá poner a disposición del Cliente canales de soporte técnico para atender consultas, reportar incidentes, recibir solicitudes de asistencia o dar seguimiento a problemas relacionados con la Plataforma.
11. EXCLUSIÓN DE GARANTÍAS
11.1 Naturaleza del Servicio
La Plataforma se proporciona "tal como está" ("as is") y "según disponibilidad" ("as available"), en la máxima medida permitida por la legislación aplicable.
11.2 Exclusión de Garantías
Salvo que EmQu lo acuerde expresamente por escrito, no otorga garantías de ningún tipo, expresas o implícitas, incluyendo garantías de: disponibilidad continua, comerciabilidad, idoneidad para un propósito específico, ausencia de errores, compatibilidad con cualquier dispositivo o sistema, o resultados derivados del uso de la Plataforma.
12. LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD
12.1 Alcance
En la máxima medida permitida por la legislación aplicable, EmQu únicamente será responsable por los daños directos que le sean legalmente imputables.
12.2 Exclusión de Daños
En ningún caso EmQu será responsable por: pérdida de utilidades, pérdida de ingresos, pérdida de oportunidades de negocio, pérdida de información ocasionada por acciones del Cliente o de sus Usuarios, interrupción de actividades, daños indirectos, daños incidentales, daños especiales, daños consecuenciales, daños punitivos o ejemplares.
12.3 Límite Máximo de Responsabilidad
La responsabilidad total acumulada de EmQu derivada de estos Términos o del uso de la Plataforma no excederá, en conjunto, el monto efectivamente pagado por el Cliente a EmQu durante los doce (12) meses inmediatamente anteriores al hecho que dio origen a la reclamación.
13. INDEMNIZACIÓN
El Cliente acepta defender, indemnizar y mantener en paz y a salvo a EmQu, sus afiliadas, directivos, empleados y representantes frente a cualquier reclamación, demanda, procedimiento, sanción, pérdida, daño, costo o gasto (incluyendo honorarios razonables de abogados) que derive de:
- el incumplimiento de estos Términos por parte del Cliente o sus Usuarios;
- el uso de la Plataforma en violación de la legislación aplicable;
- los Datos del Cliente, las Evidencias o cualquier contenido cargado en la Plataforma;
- la obtención, tratamiento o uso de datos personales, información biométrica o geolocalización realizada por el Cliente; o
- la infracción de derechos de terceros ocasionada por el Cliente o sus Usuarios.
14. DISPOSICIONES GENERALES
14.1 Suspensión del Servicio
EmQu podrá suspender temporalmente, total o parcialmente, el acceso a la Plataforma cuando: el Cliente incumpla estos Términos; exista falta de pago; sea necesario proteger la seguridad, integridad o disponibilidad de la Plataforma; exista un riesgo razonable de fraude, uso indebido o acceso no autorizado; así lo exija una autoridad competente o la legislación aplicable.
14.2 Terminación
El Cliente podrá cancelar su suscripción en cualquier momento conforme a la cláusula 4.7.
EmQu podrá terminar la suscripción cuando: exista un incumplimiento material de estos Términos; el Cliente utilice la Plataforma para actividades ilícitas; la continuidad del Servicio represente un riesgo para EmQu, otros clientes o terceros; exista una obligación legal que impida continuar prestando el Servicio.
14.3 Fuerza Mayor
EmQu no será responsable por retrasos, interrupciones o incumplimientos derivados de acontecimientos fuera de su control razonable, incluyendo: desastres naturales, incendios, guerras, conflictos laborales, pandemias, actos gubernamentales, fallas o interrupciones generalizadas de proveedores externos, ataques cibernéticos de gran escala.
14.4 Modificaciones a los Términos
EmQu podrá modificar estos Términos cuando resulte necesario por razones legales, regulatorias, técnicas, de seguridad, comerciales o derivadas de la evolución de la Plataforma.
14.5 Divisibilidad
Si cualquier disposición de estos Términos fuera declarada inválida o inaplicable por una autoridad competente, las demás disposiciones permanecerán en pleno vigor y efecto.
14.6 Cesión
El Cliente no podrá ceder sus derechos u obligaciones derivados de estos Términos sin autorización previa y por escrito de EmQu.
14.7 Acuerdo Completo
Estos Términos, junto con la Política de Privacidad y cualquier documento expresamente incorporado por referencia, constituyen el acuerdo completo entre EmQu y el Cliente respecto del uso de la Plataforma.
14.8 Ley Aplicable y Jurisdicción
Estos Términos se regirán e interpretarán de conformidad con las leyes del Estado de Delaware, Estados Unidos de América, sin atender a sus principios sobre conflictos de leyes.
Las partes procurarán resolver de buena fe cualquier controversia relacionada con estos Términos. En caso de no lograr una solución amistosa, las controversias serán sometidas a la jurisdicción de los tribunales competentes del Estado de Delaware.
14.9 Información de Contacto
Para cualquier consulta relacionada con estos Términos, el Cliente podrá contactar a:
EmQu LLC
A Delaware Limited Liability Company
Correo electrónico: legal@workhiveapp.com